Người làm kế toán chắc chắn đều biết đến excel - phần mềm kế toán được sử dụng nhiều nhất, cùng Yeuketoan điểm qua những hàm cơ bản và các thủ thuật cần biết và phổ biến nhất qua bài viết dưới đây nhé!
1. Các hàm excel kế toán thường dùng
Dưới đây một số hàm thông dụng thường xuyên được kế toán sử dụng trong Excel. Có thể nói, các hàm dưới đây là kiến thức cơ bản excel kế toán mà một kế toán viên cần phải nắm.
1.1 Hàm tính tổng (SUMPRODUCT, SUMIF)
- SUMPRODUCT
Hàm SUMPRODUCT là là sự kết hợp giữa hàm tính tổng (SUM) và hàm tính nhân (PRODUCT). Sự kết hợp này sẽ trả về tổng của các tích một dãy số xác định trong Excel trong Excel có cú pháp là
= SUMPRODUCT(mảng 1,mảng 2, …,mảng n).
Hàm này có tác dụng nhân các phần tử tương ứng trong các mảng đã cho và trả về tổng của các tích số này.
Lưu ý: Các đối số mảng phải có cùng kích thước. Nếu không, hàm SUMPRODUCT sẽ trả về giá trị lỗi #VALUE!. Hàm này coi các mục của mảng không có dạng số là số 0.
- SUMIF
Hàm Sumif là một hàm tính tổng trong Excel dùng để tính tổng các giá trị trong một phạm vi (range) thỏa mãn một điều kiện nào đó. Cú pháp:
=SUMIF(range, criteria, [sum_range])
Trong đó:
– range: Phạm vi mà bạn muốn kiểm tra.
– criteria: Điều kiện mà bạn muốn kiểm tra trong phạm vi.
– sum_range: Phạm vi mà bạn muốn tính tổng giá trị thỏa mãn điều kiện.
1.2 Hàm dò tìm (VLOOKUP, HLOOKUP)
- VLOOKUP
Hàm VLOOKUP là một trong những hàm được sử dụng để tìm kiếm dữ liệu trong một bảng và trả về giá trị tương ứng trong cột được chỉ định. Cú pháp:
=VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])
Trong đó:
– lookup_value là giá trị cần tìm kiếm
– table_array là vùng chứa bảng dữ liệu cần tìm kiếm
– col_index_num là số chỉ mục của cột trong bảng dữ liệu chứa giá trị cần trả về
– range_lookup là giá trị tùy chọn để xác định cách tìm kiếm (được đặt là FALSE nếu bạn muốn tìm kiếm chính xác).
- HLOOKUP
Hàm HLOOKUP cho phép bạn tìm kiếm và truy xuất giá trị từ hàng đầu tiên của một phạm vi hoặc bảng, sau đó trả về giá trị nằm ở hàng xác định trong phạm vi đó. Cú pháp:
=HLOOKUP(lookup_value, table_array, row_index_num, [range_lookup])
Trong đó:
– lookup_value: giá trị cần tìm kiếm.
– table_array: phạm vi chứa bảng dữ liệu.
– row_index_num: số thứ tự của hàng trong phạm vi chứa bảng dữ liệu mà bạn muốn trả về giá trị.
– range_lookup: tùy chọn, xác định cách tìm kiếm giá trị trong bảng dữ liệu. Nếu đặt là “TRUE” hoặc bỏ trống, hàm sẽ tìm kiếm giá trị gần đúng nhất. Nếu đặt là “FALSE”, hàm sẽ tìm kiếm giá trị chính xác.
1.3 Hàm xử lý chuỗi (LEN, TRIM)
- LEN
Hàm LEN được sử dụng để đếm số ký tự trong một chuỗi văn bản hoặc trong một ô. Cú pháp:
= LEN(text)
Trong đó:
– text: chuỗi văn bản hoặc ô mà bạn muốn đếm số ký tự.
- TRIM
Hàm TRIM được sử dụng để xóa khoảng trắng không cần thiết từ chuỗi ký tự. Nó xóa các dấu cách thừa ở đầu hoặc cuối chuỗi, nhưng giữ nguyên dấu cách ở giữa các từ. Cú pháp:
=TRIM(Chuỗi ký tự cần xử lý)
2. Các thủ thuật đơn giản trong excel kế toán cần biết
Ngoài nắm vững cách sử dụng của các hàm trong phần mềm excel, thì những thủ thuật Excel kế toán cơ bản không chỉ giúp cho công việc của bạn trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn, mà còn giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao độ chính xác và hiệu quả trong các phân tích, báo cáo kế toán – tài chính.
- Chọn dữ liệu: Sử dụng phím tắt Ctrl + A để chọn toàn bộ dữ liệu trong bảng tính hoặc Ctrl + Shift + phím mũi tên để chọn một phần dữ liệu.
- Mở nhiều bảng tính Excel cùng lúc: Sử dụng phím tắt Ctrl + T hoặc nhấn chuột phải vào tab bảng tính và chọn “New Tab” để mở thêm nhiều bảng tính.
- Chuyển qua lại giữa các bảng tính Excel: Sử dụng phím tắt Ctrl + Tab để chuyển đổi giữa các bảng tính đang mở.
- Thêm đường chéo trong ô: Sử dụng ký tự & để thêm đường chéo giữa các phần tử trong ô, ví dụ: “=A1 & ” – ” & B1″ sẽ tạo ra một giá trị mới gồm giá trị trong ô A1, ký tự ” – ” và giá trị trong ô B1.
- Di chuyển và sao chép dữ liệu giữa các ô nhanh chóng: Sử dụng phím tắt Ctrl + X để cắt dữ liệu và Ctrl + V để dán dữ liệu. Nếu muốn sao chép dữ liệu mà không cần cắt, sử dụng phím tắt Ctrl + C để sao chép và Ctrl + V để dán.
- Xóa ô dữ liệu trống 1 cách nhanh chóng: Sử dụng phím tắt Ctrl + Shift + Space để chọn cả ô dữ liệu trống và phím Delete để xóa. Hoặc sử dụng phím tắt Ctrl + – để xóa dữ liệu của ô đang được chọn.
3. Gợi ý 10 phím tắt nhanh trong Excel
Công việc kế toán sẽ trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn với 10 phím tắt nhanh trong excel mà người làm kế toán không thể bỏ qua
- Ctrl + C: Sao chép dữ liệu đã chọn.
- Ctrl + V: Dán dữ liệu đã sao chép.
- Ctrl + Z: Hoàn tác thao tác vừa thực hiện.
- Ctrl + S: Lưu bảng tính đang làm việc.
- Ctrl + F: Tìm kiếm dữ liệu trên bảng tính.
- Ctrl + A: Chọn toàn bộ dữ liệu trên bảng tính.
- Ctrl + B: Đánh dấu đậm cho dữ liệu đã chọn.
- Ctrl + I: Đánh dấu in nghiêng cho dữ liệu đã chọn.
- Ctrl + U: Đánh dấu gạch chân cho dữ liệu đã chọn.
- Phím F2: Chỉnh sửa dữ liệu trong ô được chọn.
Bài viết trên đã được Yeuketoan tổng hợp về các kiến thức chung về excel, mong những chia sẻ trên sẽ giúp công việc kế toán của bạn trở nên dễ dàng và đơn giản, nhưng vẫn đạt hiệu quả nhanh chóng hơn.
Yeuketoan – nền tảng kết nối giải pháp công nghệ và chuyên gia hàng đầu dành cho kế toán. Chúng tôi ra đời với sứ mệnh giải quyết các vấn đề khó khăn của người làm kế toán, giúp người làm kế toán nhẹ nhàng và đơn giản hơn.
