Sau khi thực hiện chuyển đổi số, hóa đơn điện tử dần trở nên phổ biến và đang được rất nhiều doanh nghiệp, cá nhân kinh doanh/hộ kinh doanh quan tâm. Và hóa đơn điện điện tử được chia ra 2 dạng: có mã và không có mã của cơ quan thuế. Vậy sự khác nhau của 2 loại hóa đơn điện tử đó là gì cùng Yeuketoan tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!
1. Hóa đơn điện tử có hay không mã cơ quan thuế?
Hóa đơn điện tử được chia thành 2 dạng là hóa đơn điện tử có mã và không có mã của cơ quan thuế. Hóa đơn được lập bởi các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp có hoạt động mua bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ thông qua phương tiện điện tử. Chức năng chính là thể hiện dữ liệu điện tử, ghi nhận thông tin mua bán hàng hóa và dịch vụ theo đúng quy định của pháp luật.
1.1 Hóa đơn không có mã của cơ quan thuế
Đây là dạng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, do tổ chức, doanh nghiệp cung cấp dịch vụ, buôn bán hàng hóa gửi cho người mua. Theo quy định, có 2 trường hợp được phép đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, bao gồm:
- Doanh nghiệp hoạt động trong 15 lĩnh vực sau: xăng dầu, điện lực, nước sạch, y tế, bưu chính viễn thông, tài chính tín dụng, vận tải hàng không, đường thủy, đường biển, đường sắt, đường bộ, bảo hiểm. kinh doanh siêu thị, kinh doanh thương mại điện tử và bảo hiểm.
- Tổ chức kinh tế, doanh nghiệp đã từng hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế thông qua phương tiện điện tử, có hệ thống phần mềm lập hóa đơn điện tử, phần mềm kế toán đảm bảo được việc lập, tra cứu, lưu trữ và truyền dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế khi cần thiết.
1.2 Hóa đơn có mã của cơ quan thuế
Hóa đơn điện tử có mã là dạng hóa đơn được cơ quan thuế cấp mã trước khi người bán gửi đến cho người mua hàng hóa, dịch vụ.
Đối tượng được quyền áp dụng loại hóa đơn này gồm có:
- Tổ chức kinh tế, doanh nghiệp cung ứng dịch vụ, bán hàng hóa không phân biệt giá trị mỗi lần thực hiện giao dịch (ngoại trừ các đối tượng được áp dụng hóa đơn điện tử không có mã).
- Cơ quan, doanh nghiệp được đánh giá là có rủi ro cao về thuế, được cơ quan thuế đề nghị sử dụng.
2. Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử có mã và không có mã của cơ quan thuế
Quy trình đăng ký hóa đơn điện tử có mã và không có mã của cơ quan thuế theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:
-
Bước 1: Liên hệ cơ quan thuế đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp làm đơn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT và gửi về cho cơ quan thuế. Mẫu đơn này được ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Trong tờ khai ghi rõ thông tin công ty, mã số thuế và cơ quan thuế quản lý. Đồng thời, doanh nghiệp còn phải tích chọn vào các mục như: loại hóa đơn có mã hay không có mã, hình thức gửi dữ liệu và phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử.
-
Bước 2: Cơ quan thuế tiếp nhận yêu cầu của doanh nghiệp
Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế sẽ tiếp nhận yêu cầu và gửi thông báo về cho doanh nghiệp.
-
Bước 3: Cơ quan thuế phản hồi yêu cầu của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp có thể nhận được phản hồi sau 01 ngày, tính từ lúc cơ quan thuế nhận đơn đăng ký. Tờ kết quả gửi cho doanh nghiệp theo đúng mẫu 01/TB-ĐKĐT, ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
3. Ưu, nhược điểm của các loại hóa đơn điện tử
Khi doanh nghiệp muốn sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế thì cần phân tích để phân biệt rõ ưu và nhược điểm của từng loại hóa đơn.
Ưu điểm
Nhược điểm
Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
- Doanh nghiệp chỉ cần đáp ứng được các yêu cầu cơ bản về cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin. Bao gồm: phần mềm lập hóa đơn điện tử, máy tính kết nối được với internet.
- Khả năng bảo mật cao, đảm bảo an toàn thông tin cho khách hàng.
- Không cần kiểm soát việc gửi dữ liệu hóa đơn lên thuế vì dữ liệu đã đã được gửi khi cấp mã.
- Khách hàng dễ dàng tra cứu khi cần thiết vì mọi dữ liệu đều được công khai trên cổng thông tin của Tổng cục Thuế.
- Hạn chế về thời điểm xuất hóa đơn do hóa đơn phải được gửi cho cơ quan thuế ngay khi xuất để được cấp mã.
- Tình trạng gián đoạn xuất hóa đơn do hệ thống của cơ quan thuế gặp sự cố.
Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế
- Thời điểm lập hóa đơn linh hoạt hơn so với hóa đơn có mã của cơ quan thuế.
- Tránh được nguy cơ gián đoạn xuất hóa đơn vì sự cố hệ thống thuế.
- Yêu cầu doanh nghiệp đảm bảo cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin, có phần mềm kế toán.
- Nguy cơ bị phạt nếu doanh nghiệp chậm gửi dữ liệu hóa đơn về cho cơ quan thuế.
- Hàng ngày, doanh nghiệp phải kiểm soát được việc gửi dữ liệu hóa đơn lên thuế.
Lời kết
Bài viết trên là những thông tin đã được Yeukteoan tổng hợp về khái niệm của từng loại hóa đơn điện tử có mã và không có mã của cơ quan thuế, cùng với các ưu, nhược điểm của từng loại, để giúp các kế toán viên phân biệt được loại hóa đơn điện tử phù hợp với lĩnh vực của doanh nghiệp. Từ đó, thực hiện các thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử đúng quy định, hiệu quả và nhanh chóng. Hy vọng bài viết sẽ mang đến cho các kế toán viên những thông tin hữu ích.
Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về ngành kế toán, cũng như những tin tức mới nhất liên quan đến kế toán, tài chính thì bạn có thể truy cập vào website: yeuketoan.vn để cập nhật thêm thông tin nhé!
Yeuketoan – nền tảng kết nối giải pháp công nghệ và chuyên gia hàng đầu dành cho kế toán. Chúng tôi ra đời với sứ mệnh giải quyết các vấn đề khó khăn của người làm kế toán, giúp người làm kế toán nhẹ nhàng và đơn giản hơn.
