Nghiệp vụ của kế toán công nợ là gì? Những nhiệm vụ chính và đặc thù công việc của kế toán công nợ sẽ được diễn ra như thế nào? Cùng Yeuketoan tìm hiểu kỹ hơn trong bài viết dưới đây nhé!
1. Nghiệp vụ kế toán công nợ
1.1 Kế toán công nợ là gì
Kế toán công nợ (tiếng Anh là Accounting Liabilities) là người đảm nhận các công việc kế toán về theo dõi, giám sát và quản lý các khoản nợ mà doanh nghiệp phải thu về hoặc chi trả của doanh nghiệp. Công nợ có ảnh hưởng trực tiếp đến việc luân chuyển của dòng tiền, khả năng thanh toán và cách xoay vòng vốn của doanh nghiệp, tổ chức đó. Việc kiểm soát tốt hoạt động công nợ sẽ góp phần giúp doanh nghiệp hoạt động một cách trơn tru. Vì vậy, đây là vị trí quan trọng và không thể thiếu trong mỗi tổ chức kinh doanh.
1.2 Đối tượng của kế toán công nợ
- Nợ phải thu (TK 131): Công nợ phải thu từ khách hàng.
- Nợ phải trả (TK 331): Công nợ phải trả cho nhà cung cấp.
- Tạm ứng/Hoàn ứng (TK 141): Công nợ từ nội bộ doanh nghiệp.
- Những khoản phải thu khác (TK 138).
- Những khoản phải trả, phải nộp khác (TK 338).
- Khoản phải thu nội bộ (TK 136): Công nợ giữa các chi nhánh và công ty.
- Khoản phải trả nội bộ (TK 336): Công nợ giữa các chi nhánh và công ty.
2. Nhiệm vụ của kế toán công nợ trong doanh nghiệp
Ngoài thực hiện theo dõi, quản lý và kiểm soát thu chi các khoản nợ phải thu, chi trả của doanh nghiệp thì các kế toán công nợ còn đảm nhận các nhiệm vụ như:
- Ghi chép, lưu giữ kịp thời, đầy đủ và chính xác các khoản nợ thu chi của doanh nghiệp: Theo dõi các công nợ đối với từng đối tượng (nhà cung cấp, đối tác, khách hàng) có liên quan như: hạn thanh toán, mức thanh toán, số tiền đã quá hạn,… Sau khi kiểm tra công nợ, kế toán cần báo cáo cho bộ phận có liên quan hoặc cán bộ quản lý cấp trên để xử lý vấn đề.
- Theo dõi tình trạng thanh toán của khách hàng: Mỗi khi có công nợ phát sinh theo hợp đồng hoặc hóa đơn bán hàng, kế toán cần theo dõi để nắm bắt tình hình, hạn chế xảy ra nhầm lẫn, sai sót trong quá trình quản lý.
- Đôn đốc thu hồi nợ: Với những khoản công nợ lâu, nợ xấu, nợ khó đòi, kế toán sẽ trực tiếp tham gia xử lý, đẩy nhanh thu hồi tiền nợ cho doanh nghiệp.
- Giải quyết các khoản vay trong doanh nghiệp: Thực hiện thanh lý các hợp đồng cũ – mới có liên quan đến các nghiệp vụ tài chính phát sinh. Tính toán các khoản lãi vay phải trả của công ty và xuất chứng từ cho bên liên quan để thanh toán cho từng hợp đồng và đối tượng.
3. Công việc chính của kế toán công nợ trong doanh nghiệp
Các công việc chủ yếu của kế toán công nợ là quản lý công nợ gồm:
Nhận và kiểm tra hợp đồng kinh tế
- Cập nhật thông tin của nhà cung cấp, khách hàng, đối tác mới vào hệ thống hoặc các sổ sách có liên quan.
- Chỉnh sửa thông tin của nhà cung cấp, khách hàng mỗi khi phát sinh nghiệp vụ chuyển nhượng hoặc thay đổi.
- Kiểm tra, rà soát nội dung điều khoản của các hợp đồng thanh toán của từng đối tác, khách hàng hay nhà cung cấp để tránh xảy ra sai sót.
Kiểm tra công nợ theo định kỳ
- Kiểm tra thông tin, hạn mức tín dụng, thời hạn thanh toán của các đơn hàng dựa trên hợp đồng bán hàng đã ký với đối tác, khách hàng.
- Kiểm tra cẩn thận các yếu tố về chủng loại, số lượng, giá bán sản phẩm và thời hạn thanh toán đối với các đối tác, khách hàng đang thực hiện hợp đồng hoặc đã lấy hàng.
- Giám sát, theo dõi chi tiết công nợ của từng nhà cung cấp, đối tác, khách hàng như: thời hạn thanh toán, mức thanh toán, số nợ đã quá hạn,…
- Có trách nhiệm báo cáo lại cho bộ phận có liên quan hoặc cán bộ quản lý cấp trên sau khi kiểm tra công nợ.
Theo dõi tiến trình thanh toán của khách hàng
- Mỗi khi có nghiệp vụ công nợ phát sinh do hợp đồng hoặc hóa đơn bán hàng, kế toán công nợ có nhiệm vụ theo dõi tình hình thanh toán của từng đối tác, khách hàng.
Trực tiếp tham gia thu hồi nợ xấu
- Tham gia đôn đốc và thu hồi những khoản công nợ lâu, nợ xấu, khó đòi.
Quản lý công nợ tạm ứng trong nội bộ doanh nghiệp
- Theo dõi, nhắc nhở việc thanh toán của từng đối tượng, bộ phận trong nội bộ doanh nghiệp theo từng ngày.
- Tổng hợp danh sách các khoản tạm ứng đã quá thời hạn để đốc thúc việc thanh toán công nợ hàng tuần hoặc khi được cấp trên yêu cầu.
Xử lý công nợ được ủy thác
- Định khoản các nghiệp vụ tài chính liên quan dựa theo hóa đơn.
- Dựa theo chứng từ hợp đồng, điều chỉnh các số liệu còn chênh lệch hay chưa khớp với giá.
- Theo dõi các khoản công nợ ủy thác theo từng đối tượng
- Kiểm tra và in bảng sao kê chứng từ liên quan đến kế toán viên phụ trách hoặc kế toán trưởng kiểm soát.
Quản lý các khoản vay trong doanh nghiệp
- Thanh lý các hợp đồng cũ, hợp đồng mới khi có nghiệp vụ tài chính phát sinh.
- Theo dõi và đốc thúc việc thanh toán theo đúng thời hạn đã thỏa thuận trong hợp đồng.
- Định khoản và điều chỉnh bút toán để khớp với tỷ giá phát sinh.
- Trường hợp doanh nghiệp có khoản lãi phải thanh toán thì phải tính toán và đưa chứng từ cho bên liên quan để tiến hành chi trả cho từng hợp đồng và từng đối tượng.
4. Kỹ năng cần có của kế toán công nợ
- Nắm vững các kiến thức chuyên môn: Một nền tảng kiến thức kế toán vững chắc là bước đệm quan trọng để hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao, biết rõ cách định khoản kế toán công nợ, sắp xếp chứng từ, và lập các báo cáo,…
- Thành thạo các nghiệp vụ chuyên môn: Điều này sẽ giúp người làm kế toán dễ dàng nhận biết và theo dõi công nợ của từng khách hàng, đồng thời có thể phân loại khách hàng dưới nhiều góc độ khác nhau như giám sát công nợ theo từng hóa đơn và thời hạn thanh toán, tính toán và bù trừ công nợ giữa các đối tượng khác nhau, lập các báo cáo khi cần thiết.
- Sử dụng tin học văn phòng nhuần nhuyễn: Ngoài khả năng sử dụng thuần thục công cụ bảng tính Excel mà người làm kế toán còn phải thao tác thành thạo trên các phần mềm kế toán, phần mềm quản lý hóa đơn,… Điều này sẽ giúp kế toán xử lý các số liệu nhanh chóng và thuận tiện hơn.
- Kỹ năng phân tích: Có óc phân tích tốt và khả năng tham mưu sẽ giúp kế toán đưa ra quyết định đúng đắn, hợp lý trong trường hợp giải quyết công nợ với các đối tác, khách hàng và người bán.
- Kỹ năng giao tiếp thông minh, ứng xử linh hoạt: Có được kỹ năng này sẽ giúp người làm kế toán công nợ tạo dựng được các mối quan hệ bền vững trong và ngoài doanh nghiệp.
- Cẩn thận, trung thực và tỉ mỉ: Việc theo dõi và quản lý công nợ đòi hỏi người làm kế toán phải tập trung cao độ, cực kỳ cẩn thận và tỉ mỉ để tránh những sai sót tài chính có thể xảy ra. Trung thực cũng là một trong những phẩm chất không thể thiếu đối với một người đảm nhận vị trí kế toán.
Lời kết
Như vậy, bài viết trên đã được Yeuketoan tổng hợp về nghiệp vụ kế toán công nợ, các nhiệm vụ cũng như công việc chính mà các kế toán công nợ phải thực hiện. Bên cạnh đó, kế toán công nợ là một trong những vị trí thuộc bộ phận kế toán nội bộ như kế toán kho, kế toán thuế, kế toán thanh toán, kế toán tổng hợp. Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, số lượng nhân viên không nhiều và khối lượng công việc cũng không quá lớn, để tối ưu hiệu suất cũng như tiết kiệm chi phí, kế toán tổng hợp thường kiêm cả nhiệm vụ của kế toán công nợ. …Để biết thêm về kế toán nội bộ, hãy tham khảo bài viết “Kế toán nội bộ là gì?“ của Yeuketoan. Nếu bạn có thắc mắc về ngành kế toán, tài chính hãy tham gia ngay @Cộng đồng YeuketoanVN để được các chuyên gia hỗ trợ nhiệt tình nhé!
Yeuketoan – nền tảng kết nối giải pháp công nghệ và chuyên gia hàng đầu dành cho kế toán. Chúng tôi ra đời với sứ mệnh giải quyết các vấn đề khó khăn của người làm kế toán, giúp người làm kế toán nhẹ nhàng và đơn giản hơn.
