Hóa đơn điện tử đã không còn quá xa lạ nhưng bạn đã biết lưu trữ hóa đơn điện tử đúng cách chưa? Nếu chưa thì bài viết này của Yeuketoan dành cho bạn.
1. Lưu trữ hóa đơn điện tử để làm gì?
Theo Luật kế toán 2015 số 88/2015/QH13 và Luật Giao dịch điện tử 2005 số 51/2005/QH11, bên bán cần lưu trữ hóa đơn điện tử trong vòng 10 năm giống như lưu trữ hóa đơn giấy. Việc lưu trữ hóa đơn giúp doanh nghiệp có những căn cứ xác thực khi xảy ra rủi ro, nhằm giải quyết các vấn đề pháp lý có thể xảy ra trong tương lai.
Đối với khách hàng (bên mua) thì có thể không cần phải lưu trữ hóa đơn mà có thể tra cứu trực tiếp trên website của bên bán. Ngoài ra, nếu cẩn thận thì khách hàng có thể tải file hóa đơn về để lưu trữ. Việc lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử giúp bên mua chủ động hơn, tránh tình trạng phụ thuộc, cũng như sai sót từ phần mềm hóa đơn bên bán sử dụng.
2.Quy định lưu trữ hóa đơn điện tử
Lưu trữ hoá đơn điện tử (HĐĐT) là hình thức sao chép toàn bộ các dữ liệu hoá đơn bán hàng, hóa đơn xuất nhập khẩu vào thiết bị lưu trữ bên ngoài như USB, đĩa CD,… Ngoài ra, doanh nghiệp có thể lưu trữ hóa đơn điện tử hiệu quả tại các phần mềm quản lý hóa đơn điện tử, email,… để đảm bảo an toàn, bảo mật tuyệt đối và lưu giữ dữ liệu của hoá đơn điện tử. Cần lưu ý những quy định gì để lưu trữ hóa đơn điện tử đúng cách
2.1 Các định dạng lưu trữ của hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp cần tiến hành lưu trữ hóa đơn điện tử ít nhất 2 file luôn đi cùng nhau là file thể hiện nội dung nghiệp vụ của hóa đơn (file PDF) và file dữ liệu hóa đơn (phổ biến nhất là file XML).
- File PDF là file thể hiện nội dung kinh tế nghiệp vụ của hóa đơn điện tử có dạng như 1 tờ hóa đơn thông thường được dùng để trình bày và bản in này không có giá trị pháp lý như file XML.
- File XML là file chứa dữ liệu của toàn bộ hóa đơn, file có giá trị pháp lý nếu chưa bị sửa đổi.
2.2 Những điều kiện cần có để lưu trữ một hóa đơn
Trước khi lưu trữ hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp cần đảm bảo hóa đơn phải đáp ứng các quy định sau đây:
Theo quy định tại Thông tư 32/2011/TT-BTC, hóa đơn điện tử cần có đầy đủ cơ sở pháp lý như sau:
– Có sự đảm bảo đủ tin cậy và toàn vẹn thông tin chứa trong hóa đơn điện tử. Tính toàn vẹn được hiểu là thông tin trong hóa đơn điện tử còn đầy đủ và chưa bị thay đổi (trừ những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử).
– Thông tin trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.
- Theo Thông tư 39/2014/TT-BTC:
Hướng dẫn quy định về hóa đơn theo Nghị định số 51/2010/NĐ-CP, việc lưu trữ hóa đơn điện tử cần tuân thủ theo các quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ. Cụ thể, các quy định quan trọng mà doanh nghiệp cần lưu ý bao gồm các loại hóa đơn, nội dung trên hóa đơn đã lập, các thông tin về tạo và phát hành hóa đơn,…
– Hình thức hóa đơn: Hóa đơn được lưu trữ phải đảm bảo hình thức giống với khuôn dạng theo mẫu ban hành và nội dung như hóa đơn điện tử được lập hay gửi đi để thể hiện tính chính xác tuyệt đối của hóa đơn cũng như đảm bảo chất lượng công việc.
– Thông tin trên hóa đơn: Hóa đơn điện tử cần có đầy đủ các thông tin về ngày, giờ, người khởi tạo khi tiến hành khởi tạo và thiết lập theo đúng quy định.
Theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP như sau:
Theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP do Tổng cục Thuế ban hành, tất cả các doanh nghiệp có thời hạn đến ngày 1/7/2022 để chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử. Do đó, hóa đơn đến cũng được chuyển đổi sang dạng điện tử.
Chứng từ kèm theo hóa đơn đầu vào bao gồm:
– Hợp đồng mua bán hàng hóa: Trường hợp hợp đồng không quy định danh mục hàng hóa mua bán thì bổ sung phụ lục ghi rõ danh mục hàng hóa mua bán;
– Phiếu nhập kho: hàng hóa dùng để mua hàng;
– Phiếu thu: Ghi số tiền giao dịch của các loại hàng hóa mua với khách hàng;
– Biên bản thanh lý hợp đồng;
Theo thông tư 78, quy định về lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử như sau
Thông tư 78 Quy định về dữ liệu điện tử Căn cứ Điều 22 Nghị định 123, người bán có nghĩa vụ sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định tại Thông tư 78.
– Dữ liệu hóa đơn điện tử đã lập nhưng chưa có mã của cơ quan thuế sẽ được truyền trực tiếp đến cơ quan thuế hoặc thông qua công ty dịch vụ.
– Sử dụng tên tài khoản và mật khẩu do cơ quan thuế cung cấp
– Lập hóa đơn điện tử phải chịu trách nhiệm về tính chính xác và hợp pháp trước pháp luật.
Đối với trường hợp lập sai hóa đơn, doanh nghiệp thực hiện theo nguyên tắc lập hóa đơn điện tử so le quy định tại Lệnh số 123 và Công văn số 78
3. Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đúng chuẩn
Sau khi đã xuất hóa đơn điện tử cho bên mua thì bên bán phải lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào là đúng chuẩn. Yeuketoan gợi ý đến bạn những cách lưu trữ hóa đơn điện tử tiện lợi hiện nay:
Cách 1: Tạo Email mới dành riêng cho việc nhận hóa đơn điện tử của doanh nghiệp
- Bước 1: Bạn thiết lập địa chỉ email mới cho công ty
- Bước 2: Thông báo email mới cho đối tác và thông báo khách hàng khi xuất hóa đơn thì gửi vào email mới này.
- Bước 3: Khi hóa đơn điện tử được gửi đến email mới, bạn tải file PDF và XML về máy tính.
- Bước 4: Lưu hóa đơn điện tử đầu vào vào thư mục riêng và lưu theo tháng/quý hoặc theo tên nhà cung cấp để tiện theo dõi, tra cứu khi cần.
Cách lưu trữ hóa đơn điện tử này tránh được tình trạng lạc mất thông tin email giữa hàng nghìn email khác. Vì vậy, tốt hơn hết chúng ta nên thiết lập một email mới dành riêng để quản lý hóa đơn điện tử gửi đến.
Cách 2: Đưa phần mềm vào quản lý
- Bước 1: Bạn thiết lập email nhận hóa đơn điện tử.
- Bước 2: Đăng ký với nhà cung cấp về việc sử dụng phần mềm quản lý và xử lý hóa đơn điện tử đầu vào.
- Bước 3: Nhà cung cấp sẽ cài đặt ứng dụng trên máy tính và tự động cập nhật thông tin khi có hóa đơn đầu vào mới vào phần mềm kế toán.
Trong thời đại chuyển đổi số, sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn điện tử đang được rất nhiều doanh nghiệp hướng đến vì sự tiện lợi, dễ dàng quản lý, lưu trữ hóa đơn điện tử và đạt hiệu quả cao.
Cách 3: Nhận hóa đơn qua email và in ra để lưu trữ
- Bước 1: Bạn vào email nhận hóa đơn nhập hàng.
- Bước 2: Chọn hóa đơn điện tử do đối tác gửi. Chọn tệp PDF.
- Bước 3: Tiếp theo, nhấn print để in bản cứng.
Hình thức này khá thủ công nhưng hầu hết các kế toán viên đều sử dụng như một thói quen. Đối với hình thức này, các công ty sẽ phải trả thêm chi phí in ấn và lưu trữ.
Cách 4: Lưu trữ vào danh sách Excel
- Bước 1: Bạn lập 1 file excel với tiêu đề hóa đơn nhập theo tháng/quý. Các hàng là từng loại hóa đơn, còn cột sẽ là các nội dung như: Số, Người mua, Ngày phát hành hóa đơn, Liên kết hóa đơn, v.v.
- Bước 2: Đăng nhập email nhận hóa đơn nhập.
- Bước 3: Tiếp theo, trên từng hóa đơn điện tử, sao chép đường liên kết tra cứu mã hóa đơn.
- Bước 4: Dán từng liên kết tra cứu hóa đơn điện tử vào từng hàng tương ứng với thông tin.
Đây là hình thức khá phổ biến và thường được kế toán sử dụng. Kế toán sau khi nhận được hóa đơn nhập sẽ nhập thông tin vào file excel để tiện cho việc theo dõi và dễ dàng trong việc tìm kiếm đường dẫn đến hộp thư.
Cách 5: Lưu trữ hóa đơn vào thư mục (Folder) hoặc ổ đĩa (Drive)
- Bước 1: Bạn vào email nhận hóa đơn nhập hàng.
- Bước 2: Chọn hóa đơn điện tử đã mua.
- Bước 3: Tiếp theo, bạn tải file PDF, XML về và lưu trữ vào một thư mục hoặc ổ đĩa nhất định.
Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu ra này giúp bạn tiết kiệm chi phí, giảm thời gian tra cứu như lưu trữ thủ công bằng giấy.
Lời kết
Bài viết trên đã được Yeuketoan tổng hợp về các quy định lưu trữ hóa điện tử đúng chuẩn và các cách lưu trữ hóa đơn điện tử dễ dàng, nhanh chóng và tiện lợi được sử dụng phổ biến hiện nay. Hy vọng những chia sẻ trên sẽ có ích cho các bạn kế toán viên hiểu rõ về quy định cũng như lựa chọn được cách lưu trữ hóa đơn điện tử phù hợp với bản thân để nâng cao hiệu suất trong công việc. Để có thể biết thêm được các thông tin được cập nhật mới nhất về kế toán, tài chính thì bạn có thể truy cập vào website yeuketoan.vn hoặc cần được tư vấn và giải đáp thắc mắc có liên quan đến ngành kế toán bạn hãy tham gia ngay @Cộng đồng YeuketoanVN để được hỗ trợ tận tình nhé!
Yeuketoan – nền tảng kết nối giải pháp công nghệ và chuyên gia hàng đầu dành cho kế toán. Chúng tôi ra đời với sứ mệnh giải quyết các vấn đề khó khăn của người làm kế toán, giúp người làm kế toán nhẹ nhàng và đơn giản hơn.
