Đây là quy định được hướng dẫn cụ thể tại Điều 3, Thông tư 78/2021/TT-BTC. Theo đó, người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác sẽ được ủy nhiệm cho bên thứ 3 (bên có quan hệ liên kết với người bán, đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử và không thuộc các trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử. Cùng Yeuketoan tìm hiểu thêm về quy định này qua bài viết dưới đây nhé!
- Ủy nhiệm hóa đơn điện tử là gì?
Ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử là việc tổ chức kinh tế, doanh nghiệp hay các tổ chức khác bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ giao cho bên thứ 3 lập hóa đơn điện tử (HĐĐT) mà việc lập hóa đơn này thuộc trách nhiệm của chính doanh nghiệp, tổ chức kinh tế hoặc tổ chức bán hàng, cung ứng dịch vụ đó (bản chất là thay mặt doanh nghiệp, tổ chức kinh tế hoặc tổ chức bán hàng, cung ứng dịch vụ lập HĐĐT).
Việc ủy nhiệm hoá đơn điện tử gồm 2 bên, trong đó:
- Bên ủy nhiệm: Là tổ chức kinh tế, doanh nghiệp và các tổ chức khác bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
- Bên nhận ủy nhiệm: Là bên thứ 3 có quan hệ liên kết với người bán, đồng thời là đối tượng đủ điều kiện sử dụng HĐĐT và không thuộc trường hợp ngừng sử dụng HĐĐT.
Bên cạnh đó việc ủy nhiêm hóa đơn điện tử phải được xác định bằng văn bản giữa bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm, thể hiện đầy đủ thông tin về háo đơn ủy nhiệm như:
- Mục đích ủy nhiệm;
- Thời hạn ủy nhiệm;
- Phương thức thanh toán hóa đơn ủy nhiệm
Cùng với đó, phải thông báo cho cơ quan thuế khi đăng ký sử dụng HĐĐT. Trường hợp hóa đơn ủy nhiệm là HĐĐT không có mã của cơ quan thuế, bên ủy nhiệm phải chuyển dữ liệu HĐĐT đến cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ.
2. Quy định ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC
- Nguyên tắc ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử
Tại Điều 3 của Thông tư số 78/2021/TT-BTC có hướng dẫn về việc lập uỷ nhiệm hoá đơn điện tử dựa lên các nguyên tắc:
a) Người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác được quyền ủy nhiệm cho bên thứ ba là bên có quan hệ liên kết với người bán, là đối tượng đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử và không thuộc trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 16 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP để lập hóa đơn điện tử cho hoạt động bán hàng hóa, dịch vụ. Quan hệ liên kết được xác định theo quy định của pháp luật về quản lý thuế;
b) Việc ủy nhiệm phải được lập bằng văn bản (hợp đồng hoặc thỏa thuận) giữa bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm;
c) Việc ủy nhiệm phải thông báo cho cơ quan thuế khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử;…”
Thông tư cũng nêu rõ, việc ủy nhiệm được xác định là thay đổi thông tin đăng ký sử dụng HĐĐT. Vì vậy, bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm phải thông báo cho cơ quan thuế theo quy định tại Điều 15, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.
– Về trách nhiệm của bên ủy nhiệm và bên lập ủy nhiệm, theo Thông tư, khi thực hiện ủy nhiệm lập HĐĐT; hoặc, khi hết thời hạn ủy nhiệm hoặc chấm dứt trước thời hạn ủy nhiệm lập HĐĐT theo thỏa thuận giữa các bên, hai bên đều phải có trách nhiệm niêm yết; hủy niêm yết khi hết thời hạn ủy nhiệm, chấm dứt trước thời hạn trên website của đơn vị mình hoặc thông báo công khai trên phương tiện thông tin đại chúng để người mua được biết.
– Trường hợp hóa đơn ủy nhiệm là HĐĐT không có mã của cơ quan thuế, bên ủy nhiệm phải chuyển dữ liệu HĐĐT đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Hoặc thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ để chuyển dữ liệu HĐĐT đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
– Bên nhận ủy nhiệm có trách nhiệm lập HĐĐT ủy nhiệm theo đúng thực tế phát sinh, theo thỏa thuận với bên ủy nhiệm và tuân thủ nguyên tắc ủy nhiệm lập hóa đơn theo quy định.
- Hợp đồng ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử
Hợp đồng ủy quyền là sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó bên được ủy quyền có nghĩa vụ thực hiện công việc nhân danh bên ủy quyền, bên ủy quyền chỉ phải trả thù lao nếu có thỏa thuận hoặc pháp luật có quy định.
– Hợp đồng ủy quyền có sự thỏa thuận thống nhất ý chí giữa các bên được lập bởi 2 bên ủy nhiệm và nhận ủy nhiệm.
– Bên được ủy quyền chỉ được ủy quyền lại cho người thứ ba, nếu được bên ủy quyền đồng ý hoặc pháp luật có quy định
– Đòi hỏi phải có sự tham gia ký kết của cả bên ủy quyền và bên nhận ủy quyền
– Việc lập hợp đồng ủy quyền đòi hỏi bên nhận ủy quyền phải đồng ý và có giá trị bắt buộc phải thực hiện các công việc đã nêu trong hợp đồng, đồng thời bên nhận ủy quyền có thể được nhận thù lao (theo thỏa thuận, nếu có).
– Thời hạn ủy quyền do các bên thỏa thuận hoặc do pháp luật quy định; nếu không có thỏa thuận và pháp luật không có quy định thì hợp đồng ủy quyền có hiệu lực một năm, kể từ ngày xác lập việc ủy quyền.
- Nội dung hợp đồng ủy quyền và văn bản thỏa thuận gồm:
Việc ủy nhiệm lập hóa đơn phải thể hiện bằng văn bản là hợp đồng hoặc thỏa thuận
– Tên, địa chỉ, mã số thuế, chứng thư số của 2 bên.
– Thông tin về HĐĐT ủy nhiệm như loại hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn
– Mục đích ủy nhiệm.
– Thời hạn ủy nhiệm hóa đơn.
– Phương thức thanh toán hóa đơn ủy nhiệm (ghi rõ trách nhiệm thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn ủy nhiệm).
– Hai bên có trách nhiệm lưu trữ văn bản ủy nhiệm (hợp đồng hoặc thỏa thuận) để xuất trình khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.
- Thông báo về việc ủy nhiệm với cơ quan thuế
Thông báo với cơ quan thuế về việc ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử được thực hiện theo các nguyên sau:
Việc ủy nhiệm hóa đơn được xác định là trường hợp thay đổi thông tin đăng ký sử dụng HĐĐT theo quy định Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
– 2 bên uỷ nhiệm và bên nhận uỷ nhiệm sử dụng Mẫu số 01ĐKTĐ/HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP để thông báo với cơ quan thuế về việc ủy nhiệm lập HĐĐT, bao gồm cả trường hợp chấm dứt trước thời hạn ủy nhiệm lập HĐĐT theo thỏa thuận.
– 2 bên điền thông tin của bên còn lại tại Mẫu số 01ĐKTĐ/HĐĐT như sau:
+ Đối với bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm tại Phần 5 “Danh sách chứng thư số sử dụng” thì điền thông tin đầy đủ chứng thư số sử dụng của cả 2 bên.
+ Đối với bên nhận ủy nhiệm tại cột 5 Phần 6 “Đăng ký ủy nhiệm lập hóa đơn” thì điền thông tin tên, tổ chức ủy nhiệm và mã số thuế của bên ủy nhiệm.
Trên đây là quy định ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử mà Yeuketoan đã tổng hợp được theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, hy vọng những chia sẻ trong bài viết sẽ giúp cho các kế toán viên hiểu rõ cũng như nắm vững về nghiệp vụ liên quan đến hóa đơn điện tử.
Yeuketoan – nền tảng kết nối giải pháp công nghệ và chuyên gia hàng đầu dành cho kế toán. Chúng tôi ra đời với sứ mệnh giải quyết các vấn đề khó khăn của người làm kế toán, giúp người làm kế toán nhẹ nhàng và đơn giản hơn.
